Privacybeleid Axini B.V.

In dit privacybeleid leggen wij uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens van websitebezoekers, sollicitanten en onze contactpersonen.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij via de website en waarvoor?

Websitebezoekers kunnen via de website contact met ons opnemen door een contactformulier in te vullen. Daarbij wordt u gevraagd uw emailadres achter te laten zodat wij contact met u kunnen opnemen.

Wanneer u zich inschrijft voor een evenement vragen wij u uw naam en emailadres in te vullen zodat wij u op de hoogte kunnen houden van het evenement, daarover met u kunnen communiceren en bijvoorbeeld om naambordjes te maken voor tijdens het evenement. Als u dat wilt kunt u ook andere contactgegevens achterlaten zoals uw telefoonnummer en de organisatie waarvoor u werkt, eventueel nadere informatie over bepaalde voorkeuren tijdens het evenement en een bericht invullen. Deze informatie gebruiken wij om via de andere contactgegevens met u te communiceren en om meer achtergrondinformatie over u te hebben, zoals te weten voor welke organisatie u werkt, met wie wij mogelijk een zakelijke relatie willen aangaan.

Wij loggen de IP-adressen van websitebezoekers en het tijdstip waarop de website is bezocht. Deze informatie gebruiken wij voor technisch beheer en voor probleemanalyse.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van sollicitanten en waarvoor?

Van sollicitanten ontvangen wij (eventueel van tussenpersonen zoals headhunters) CV's, motivatie en overige informatie die relevant is voor de sollicitatie, zoals referenties. We kunnen ook informatie bekijken op professionele sociale media zoals LinkedIn. Deze gegevens gebruiken wij om de geschiktheid van de kandidaat voor de functie te toetsen en voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure. Zonder deze gegevens kunnen we niet beoordelen of we een overeenkomst met de sollicitant aan willen gaan. Als een afgewezen kandidaat daar toestemming voor geeft kunnen we de gegevens bewaren om hen later opnieuw te benaderen voor een passende functie.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van contactpersonen en waarvoor?

Bij de uitoefening van onze bedrijfsactiviteiten verwerken wij persoonsgegevens van onze contactpersonen zoals bij leveranciers, dienstverleners, (potentiële) klanten, universiteiten, onderzoeksinstellingen en overheidsinstanties. Daarbij verwerken wij hun contactgegevens zoals naam, emailadres, adres, telefoonnummer, organisatie voor wie ze werken, financiële informatie (voornamelijk van leveranciers en dienstverleners) informatie van professionele sociale media zoals LinkedIn.

Deze gegevens gebruiken wij voor de communicatie, de samenwerking (inclusief in het kader van gezamenlijke onderzoeken), het aangaan en uitvoeren van een overeenkomst en operationele zaken daaromheen, het onderhouden van een zakelijke relatie (zoals uitnodigen voor evenementen, andere contactmomenten en onze nieuwsbrief), het bijhouden van onze financiële administratie, in verband met klachten en juridische geschillen.

Sommige gegevens zijn noodzakelijk om de overeenkomst aan te gaan en uit te voeren (zoals namen en handtekeningen van bestuurders) en voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals gegevens in de financiële administratie).

Op welke rechtsgrond is de verwerking gebaseerd?

Wij verwerken de gegevens omdat dit noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen. In het algemeen is dit het belang om onze bedrijfsactiviteiten uit te voeren en meer specifieke volgen die belangen uit de hiervoor aangegeven doeleinden.

Wij verwerken gegevens met personen met wie wij een overeenkomst aangaan omdat dit noodzakelijk is voor het afsluiten en uitvoeren van die overeenkomst.

Wij verwerken ook gegevens omdat dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het delen van gegevens uit de financiële administratie met de Belastingdienst.

Voor specifieke verwerkingen kunnen wij uw toestemming vragen, zoals voor het toezenden van e-mails voor commerciële doeleinden en voor het bewaren van gegevens van sollicitanten om hen weer te benaderen voor een functie.

Met wie worden de gegevens gedeeld?

Wij maken gebruik van (IT-)dienstverleners die uw gegevens in onze opdracht opslaan. Deze dienstverleners zijn gevestigd in Nederland. Google is gevestigd in Ierland en de VS.

Als u zich inschrijft voor een evenement kunnen wij uw gegevens delen met de dienstverlener die ons helpt het evenement te organiseren en, als we het evenement samen met andere partijen organiseren, met die andere partijen. Deze partijen zijn meestal in Nederland gevestigd en anders in Europa.

Voor de uitoefening van onze bedrijfsactiviteiten en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen kan het noodzakelijk zijn om gegevens te delen met derden die de gegevens onder eigen verantwoordelijkheid verwerken, waaronder overheidsinstanties zoals de Belastingdienst, juridisch adviseurs, auditors, de accountant, banken.

Worden de gegevens doorgestuurd naar buiten de EER?

Wij sturen geen persoonsgegevens door naar buiten de EER of naar landen waar geen passend beschermingsniveau voor uw persoonsgegevens is. Google Analytics gegevens kunnen worden doorgegeven naar buiten de EER op basis van passende waarborgen (model contractbepalingen van de EU of het Data Privacy Framework).

Plaatsen wij cookies?

Wij plaatsen alleen noodzakelijke, functionele en analytische cookies met weinig privacy-impact. Wij gebruiken Google Analytics maar hebben dit zo ingesteld dat het IP-adres wordt gemaskeerd. De cookies worden gebruikt voor het analyseren van websitegebruik en het optimaliseren van onze website.

Hoe lang worden de gegevens bewaard?

Gegevens die via de website worden verzameld

Wij bewaren de gegevens die u via het contactformulier deelt als uitgangspunt voor een periode van 5 jaar. De gegevens van evenementbezoekers worden als uitgangspunt 12 maanden bewaard.

De IP-adressen die via de website worden gelogd bewaren wij drie maanden.

Gegevens van sollicitanten

Wij bewaren gegevens van sollicitanten zolang als nodig is om de sollicitatieprocedure te doorlopen en, voor afgewezen sollicitanten tot vier weken daarna of, met hun toestemming voor een jaar.

Gegevens van contactpersonen

Gegevens van contactpersonen bewaren wij in het algemeen zolang als nodig is in het kader van onze zakelijke relatie en/of de overeenkomst met hen of de organisatie waar ze voor werken en tot 5 jaar daarna. We kunnen gegevens langer bewaren zolang als noodzakelijk is in het kader van bewijs van de zakelijke relatie, de overeenkomst of een eventueel geschil. Gegevens in de financiële administratie worden 7 jaar bewaard.

Welke rechten heeft u als betrokkene?

U heeft op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in ieder geval de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• een kopie en inzage te vragen in uw gegevens;
• informatie te ontvangen over de verwerking van uw gegevens;
• incorrecte gegevens te laten corrigeren;
• onvolledige gegevens aan te laten vullen, gezien de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• uw gegevens te laten verwijderen;
• uw gegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen het gebruik (de verwerking) van uw gegevens;
• als u toestemming heeft gegeven voor een bepaald gebruik van uw gegevens, die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van uw gegevens;
• als u de gegevens zelf hebt aangeleverd of wanneer de gegevens door u zijn aangemaakt en u daarvoor toestemming hebt gegeven of de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst en als de gegevens elektronisch worden verwerkt: dan heeft u het recht uw gegevens in een gestructureerd en gangbaar format in machine leesbare vorm mee te krijgen en, als dat technisch mogelijk is, de gegevens op uw verzoek op die manier aan een andere partij over te laten dragen;
• een klacht in te dienen bij de bevoegde privacy-toezichthouder, in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via de contactgegevens die staan genoemd bij "Wat als u vragen heeft?" Het kan zijn dat wij in bepaalde gevallen het recht hebben om uw verzoek te weigeren of daar slechts gedeeltelijk aan te voldoen.

Wat als u vragen heeft?

Als u vragen heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens of over deze privacyverklaring, kunt u contact opnemen met:

Kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen?

Ja. Deze privacyverklaring is van maart 2026. Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Als het om een belangrijke wijziging gaat zullen wij u daarvan op de hoogte brengen, bijvoorbeeld door u daar een emailbericht over te sturen of een melding te tonen op onze website.